Chez ICE Currency Exchange , nous ne recueillons pas vos renseignements à des fins de marketing ou à d'autres fins non liées, sauf si vous nous donnez une autorisation claire. Cela est entièrement facultatif. Notre engagement envers votre vie privée repose sur quatre principes fondamentaux :• Votre consentement,• Nécessité• Sécurité• Transparence
1. Directement auprès de vous – En personne
Nous recueillons des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous en personne
dans l’une des succursales ICE. Cela peut inclure?:
• La vérification de votre identité lors d’une transaction
• La demande de votre profession et de la provenance des fonds (pour les transactions
de grande valeur)
• La consignation des renseignements nécessaires pour répondre à nos obligations
légales et réglementaires
Nous pouvons également recueillir des renseignements limités sur des tiers, mais uniquement
lorsque cela est requis — par exemple, si vous effectuez une transaction au nom de quelqu’un
d’autre. Nous ne recueillons pas de renseignements personnels par courriel, téléphone ou
messagerie en ligne. Tous les services sont effectués en personne à nos comptoirs.
2. Par votre utilisation de notre site Web
Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons recueillir des renseignements techniques et de
navigation au moyen de témoins (cookies) et d’outils de suivi, notamment?:
• Les préférences linguistiques ou régionales
• L’adresse IP et le type de navigateur
• Le type d’appareil ou le système d’exploitation
• Les pages consultées et le temps passé sur le site
Ces données nous aident à améliorer la performance et la convivialité du site, mais ne sont pas
utilisées pour vous identifier personnellement, sauf si vous fournissez volontairement vos
renseignements (par exemple, en remplissant un formulaire)
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les raisons suivantes?:
1.Pour vous identifier
• Vérifier votre identité avant de compléter une transaction de change
• Confirmer que vos renseignements personnels (comme votre nom ou votre pièce
d’identité) sont à jour et exacts
• Respecter les exigences d’identification prévues par les règlements sur le recyclage
des produits de la criminalité (LBA)
2• Pour vous fournir nos services
• Traiter votre transaction de change de devises
• Confirmer les détails de la transaction, notamment par l’entremise de notre service
Click & Collect
• Assurer la documentation requise lorsque les montants atteignent certains seuils
réglementaires (par exemple, 3 000 $ CAD ou plus)
• Communiquer avec vous si des renseignements supplémentaires sont requis à des
fins de conformité
3• Pour respecter nos obligations légales et réglementaires
• Prévenir le blanchiment d’argent, le financement des activités terroristes, la fraude
ou d’autres crimes financiers
• Déclarer ou signaler certaines transactions aux autorités compétentes, comme
l’exige la loi
• Maintenir des registres conformément aux règlements du Canada et des États-Unis
• Soutenir les audits réglementaires ou les enquêtes gouvernementales, le cas
échéant
• Confirmer des renseignements comme votre profession ou la provenance des fonds
(le cas échéant)
Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Cependant, nous pouvons les divulguer dans les cas suivants?:
• À des autorités gouvernementales ou aux forces de l’ordre (par exemple, le CANAFE ou l’IRS), si la loi l’exige en vertu des lois sur le recyclage des produits de la criminalité ou sur la fiscalité
• À des auditeurs externes ou partenaires en conformité (par exemple, pour des examens réglementaires), sous des engagements stricts de confidentialité
• À des fournisseurs de services tiers (comme des services informatiques ou d’entreposage sécurisé), uniquement s’ils sont sous contrat avec ICE et tenus de respecter des obligations de confidentialité
Qui a accès à vos renseignements personnels ?
L’accès à vos renseignements personnels est limité aux personnes suivantes?:
• Les employés et le personnel de conformité d’ICE qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions
• Les équipes autorisées de soutien informatique et administratif, lorsque requis pour la sécurité et l’entretien des systèmes
• Les organismes gouvernementaux, les forces de l’ordre ou les autorités réglementaires, mais uniquement lorsque la loi nous oblige à déclarer ou à collaborer
Tous les employés d’ICE reçoivent une formation sur la protection de la vie privée et la confidentialité. Seules les personnes ayant une raison valable peuvent accéder à vos données.
Soyez avisé qu’ICE se conforme à toutes les lois et réglementations canadiennes relatives à l’Échec au blanchiment d'argent. En conséquence, vous pourriez devoir fournir certains renseignements selon le montant de votre transaction. De plus, pour renforcer les contrôles, notre système des renseignements pourrait également exiger de façon aléatoire certains détails sur tout montant concerné d'une transaction.
Toutes les données recueillies sont maintenues dans nos dossiers pendant sept (7) ans conformément aux lois et à la réglementation canadienne concernant l’Échec au blanchiment d'argent, et sont traitées sous le contrôle de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Nous avons mis en place des mesures assurant qu'ICE ne puisse divulguer que des renseignements spécifiques décrits dans la Loi et qu’aux corps policiers et agences de sécurité nationale, et ce, uniquement lorsque les seuils légaux établis auront été atteints.
Advenant que notre site affiche des liens vers d'autres sites Internet, nous n'acceptons aucune responsabilité portant sur leurs politiques de traitement des données, leurs procédures ou le contenu de leurs sites.
Les fichiers témoins sont de petites quantités de renseignements que nous stockons dans notre ordinateur. À moins que vous n’ayez indiqué votre objection lors de la divulgation de vos coordonnées à notre entreprise, notre système transmettra des fichiers témoins à votre ordinateur lorsque vous ouvrez une session sur le site.
Les fichiers témoins vous faciliteront l'ouverture de session et l'utilisation de notre site lors de vos prochaines visites. Si vous avez configuré votre ordinateur pour rejeter les fichiers témoins, vous pourriez tout de même utiliser certaines fonctions sur notre site. Si vous ne souhaitez pas recevoir de fichiers témoins, veuillez nous en informer par courriel à info@ice-canada.ca.
Chez ICE Currency Exchange, la protection de vos renseignements personnels est une priorité. Qu’il s’agisse de votre nom, de votre pièce d’identité ou des détails de vos transactions, nous appliquons des mesures de sécurité rigoureuses pour garantir leur confidentialité et leur sécurité.
Nous utilisons une combinaison de mesures physiques, technologiques et administratives pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels.
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire pour satisfaire aux exigences suivantes?:
• Obligations légales et réglementaires en matière de conservation (par exemple, les lois sur le recyclage des produits de la criminalité)
• Exigences internes en matière d’audit, de fiscalité et de production de rapports
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous veillons à ce qu’ils soient détruits de manière sécuritaire et permanente. Cela peut inclure?:
• Destruction sécurisée des documents papier (broyage)
• Suppression permanente ou dépersonnalisation des fichiers numériques
• Recours à des fournisseurs certifiés pour la destruction des données, le cas échéant
Si vous résidez au Québec et que vos renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’une transaction ou d’une interaction effectuée entièrement au Québec, la Loi 25 s’applique dans son intégralité. Cela signifie que?:
Vous bénéficiez de droits renforcés concernant vos données, y compris l’accès, la portabilité et l’effacement.
Votre consentement doit être clair, libre et éclairé — il ne peut être présumé.
Vos renseignements personnels sont conservés, utilisés et détruits selon des règles strictes de durée de conservation et de destruction.
Vous pouvez demander des précisions sur toute prise de décision automatisée vous concernant, le cas échéant.
• En cas d’incident de confidentialité impliquant vos renseignements, vous serez informé ainsi que la Commission d’accès à l’information (CAI) s’il existe un risque de préjudice. Nous appliquons la norme de protection des renseignements personnels la plus élevée applicable, selon votre lieu de résidence et la nature de votre interaction avec nous.
Pour toute question ou pour exercer vos droits en matière de vie privée, veuillez communiquer avec notre Bureau de la protection de la vie privée?: privacy.canada@icecurrency.com
Oui. Vous avez le droit de?:
• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets
• Mettre à jour vos renseignements si votre situation personnelle change (par exemple, votre nom ou votre profession)
Pour faire une demande, veuillez communiquer avec notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse suivante : privacy.canada@icecurrency.com
• Veuillez inclure les éléments suivants :
• Votre nom complet et vos coordonnées
• Une description claire des renseignements que vous souhaitez consulter ou corriger
Toute information pertinente pouvant nous aider à repérer vos dossiers
Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de traiter votre demande. Dans de rares cas, des frais raisonnables pourraient s’appliquer (par exemple, pour l’impression ou l’envoi postal), auquel cas nous vous en informerons à l’avance
Tout appel téléphonique logé chez nous peut être surveillé et enregistré à des fins de formation et à d'autres fins légales.
Toute modification devant être éventuellement apportée à notre politique en matière de respect de la vie privée sera affichée sur le site et, s’il y a lieu, transmise par courriel.
Nous recevons avec plaisir les commentaires, les questions et les demandes portant sur notre utilisation de vos renseignements. Ces commentaires doivent nous être adressés à info@ice-canada.ca.
